Datenschutzhinweise

E-Mail: jonas.dahlmeyer@yoursolutions.ai
Telefon: +49 (0) 155 68830898

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an den Verantwortlichen gerichtet werden.

Je nach Verlauf der Freigabe werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Kontaktdaten und Zuordnung: Name, E-Mail-Adresse, Funktion, Unternehmen sowie gegebenenfalls Auftraggeber und Projekt,
• Leistungs- und Dokumentdaten: Leistungsnachweis, Leistungszeitraum, Stundenumfang, Dokumentversion und technische Dokument-Hashes,
• Freigabedaten: eingegebener Name, gezeichnete oder getippte Unterschrift, Signaturmethode, Freigabeerklärung, Zeitstempel, Freigabe-ID und Status,
• bei Ablehnung: Status, Zeitpunkt und eine freiwillig angegebene Begründung,
• technische Auditdaten: Version des persönlichen Links, User-Agent, pseudonymisierter HMAC-Hash der IP-Adresse, Ereignis- und Integritätsnachweise sowie E-Mail-Zustellereignisse,
• bei Freigabe oder Ablehnung per E-Mail-Antwort: Absenderadresse und -name, Betreff, Empfangszeitpunkt, Nachrichtentext sowie mitgesendete PDF-Anhänge. Diese Antworten werden als Freigabenachweis gespeichert und dem Leistungsnachweis beigefügt.

Die vorgesehenen Kontakt- und Unternehmensdaten stammen regelmäßig vom Auftraggeber beziehungsweise aus dessen geschäftlichen Kontaktdaten. Name, Unterschrift und eine optionale Ablehnungsbegründung werden von der prüfenden Person selbst angegeben.

• Prüfung, Bestätigung oder Ablehnung des Leistungsnachweises und Abwicklung der zugrunde liegenden Geschäftsbeziehung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist; andernfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
• Nachweis von Inhalt, Zeitpunkt, Berechtigung und Integrität der Freigabe sowie Schutz vor Missbrauch: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der nachvollziehbaren, sicheren Dokumentation der Leistungserbringung und der fachlichen Bestätigung.
• Erfüllung handels-, steuer- und sonstiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
• Versand der Freigabeanfrage, von Erinnerungen und Statusnachrichten sowie Entgegennahme und Dokumentation von Antworten per E-Mail (einschließlich zurückgesendeter, signierter Leistungsnachweise): Art. 6 Abs. 1 Buchst. b beziehungsweise Buchst. f DSGVO.

Das Kontrollkästchen auf der Freigabeseite dokumentiert die fachliche Freigabe des Leistungsnachweises. Es ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung.

Ohne vollständigen Namen, ausdrückliche Bestätigung und digitale Unterschrift kann der Leistungsnachweis nicht freigegeben werden. Eine Begründung bei Ablehnung ist freiwillig. Ein Benutzerkonto ist für die Freigabe nicht erforderlich.

Zugriff erhalten nur der Verantwortliche und Personen, die für Abrechnung, Vertragsabwicklung oder technische Administration zuständig sind. Soweit erforderlich, können Daten außerdem an Steuer- oder Rechtsberater, Gerichte oder Behörden übermittelt werden.

Für den Betrieb werden insbesondere folgende Auftragsverarbeiter eingesetzt:

• Vercel für Hosting, Auslieferung und technische Betriebslogs,
• Supabase für Datenbank und privaten Dokument- beziehungsweise Audit-Speicher,
• Resend für transaktionale E-Mails und deren Zustellstatus.

Abhängig von der gewählten Verarbeitungsregion sowie Support- und Sicherheitsprozessen kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit dabei eine Drittlandübermittlung erfolgt, wird sie nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO durchgeführt, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln.

• Unbeantwortete oder abgelaufene, abgebrochene sowie ohne Signatur durch eine neuere Version ersetzte Freigabeanfragen werden grundsätzlich 90 Tage nach Ablauf, Abbruch beziehungsweise Ersetzung gelöscht.
• Abgelehnte Anfragen und die zugehörige Dokumentation werden grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Ablehnung gelöscht.
• Signierte Leistungsnachweise und der Kern des Audit-Nachweises werden in diesem Rechnungsprozess nach Ablauf des Kalenderjahres der Signatur für acht vollständige Kalenderjahre aufbewahrt.
• Der pseudonymisierte IP-Hash und der User-Agent im Audit-Trail werden grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des jeweiligen Ereignisses aufbewahrt.
• Antwort-E-Mails, die als Freigabenachweis dienen, werden wie der signierte Leistungsnachweis aufbewahrt; nicht verwertete Antworten werden zusammen mit der zugehörigen Freigabeanfrage gelöscht.
• Separate operative Ereignisdatensätze zu E-Mail-Versand und -Zustellung sowie intern gespeicherte technische Betriebslogs werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht. Ein wesentlicher Zustellstatus, der in den signierten Audit-Nachweis übernommen wurde, folgt dagegen dessen achtjähriger Aufbewahrungsfrist. Eigenständige Protokolle des externen E-Mail-Dienstleisters unterliegen dessen vertraglich vereinbarten Löschfristen.

Bestehen gesetzliche Pflichten, offene Ansprüche, ein Rechtsstreit oder konkrete Missbrauchs- beziehungsweise Sicherheitsvorfälle, kann die Aufbewahrung der hierfür erforderlichen Daten bis zum Wegfall dieses Zwecks verlängert werden.

Freigabelinks sind persönlich, zeitlich begrenzt und dürfen nicht weitergegeben werden. Dokumente werden über geschützte Endpunkte bereitgestellt; Integritätswerte und ein Audit-Trail machen nachträgliche Veränderungen nachvollziehbar. Die Anwendung speichert im Audit nicht die rohe IP-Adresse, sondern einen pseudonymisierten HMAC-Hash. Hosting- und Sicherheitsanbieter können die rohe Verbindungsadresse im Rahmen ihrer technischen Protokollierung vorübergehend verarbeiten.

Auf der öffentlichen Freigabe werden nach aktuellem Stand keine Analyse-, Marketing- oder Profilingdienste eingesetzt. Eine lokale Darstellungseinstellung des Browsers kann technisch gespeichert werden; sie dient nicht der Nachverfolgung. Sollten künftig nicht erforderliche Tracking- oder Speichertechnologien hinzukommen, werden diese Hinweise und – soweit erforderlich – die Einwilligungssteuerung vor deren Einsatz angepasst.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Eine Anfrage kann an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und kein Profiling statt.

2. August 2026